Thuê ngoài dịch vụ CNTT từ Nhật Bản đến Việt Nam

Những năm gần đây, Việt Nam đã nổi lên như một trong những điểm đến hàng đầu cho việc thuê ngoài CNTT. Nguồn kỹ sư lành nghề ngày càng tăng, giá cả cạnh tranh và sự gần gũi về văn hóa khiến Việt Nam trở thành lựa chọn lý tưởng cho các công ty NHẬT BẢN tìm kiếm hỗ trợ CNTT. Hướng dẫn này sẽ giúp các doanh nghiệp Nhật Bản trải qua toàn bộ quy trình thuê ngoài dịch vụ CNTT sang Việt Nam, đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và kết quả dự án thành công.

Bước 1: Xác định yêu cầu thuê ngoài CNTT của bạn

Trước khi liên hệ với các đối tác tiềm năng, hãy nêu rõ nhu cầu kinh doanh và yêu cầu dự án của bạn. Cân nhắc những điều sau:

• Phạm vi dự án: Xác định loại dự án—cho dù đó là phát triển web, phát triển ứng dụng di động hay tích hợp phần mềm.
   
• Thời gian và ngân sách: Đặt ra thời gian và ước tính ngân sách rõ ràng để thu hẹp các đối tác thuê ngoài tiềm năng.
   
• Thông số kỹ thuật: Xác định các công nghệ và khung công tác cần thiết (ví dụ: Python, ReactJS, phát triển AI/ML).
   
• Mô hình dịch vụ: Xác định xem bạn cần một nhóm chuyên dụng, tăng cường nhân sự hay thuê ngoài dựa trên dự án.

Sự rõ ràng này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp tiềm năng và đặt ra kỳ vọng thực tế.

Bước 2: Nghiên cứu các đối tác thuê ngoài tiềm năng

Sau khi xác định được yêu cầu của bạn, hãy bắt đầu nghiên cứu các công ty thuê ngoài CNTT tiềm năng tại Việt Nam. Cân nhắc các tiêu chí sau:

• Chuyên môn và kinh nghiệm: Tìm kiếm các công ty có kinh nghiệm trong ngành của bạn hoặc các dự án tương tự.
   
• Khả năng kỹ thuật: Đảm bảo công ty có chuyên môn về các công nghệ và công cụ bạn cần.
   
• Đánh giá của khách hàng và nghiên cứu trường hợp: Kiểm tra đánh giá trên các nền tảng như Clutch hoặc GoodFirms và yêu cầu nghiên cứu trường hợp liên quan đến dự án của bạn.
   
• Khả năng tương thích văn hóa: Chọn các đối tác quen thuộc với các hoạt động kinh doanh của Nhật Bản và có sự hiểu biết tốt về văn hóa làm việc của Nhật Bản.

Ví dụ, tại Glinteco, chúng tôi chuyên về phát triển web tùy chỉnh, kiểm thử tự động, devops, tích hợp/nghiên cứu AI và tích hợp thuế, và có thành tích mạnh mẽ khi làm việc với các khách hàng toàn cầu.

Bước 3: Bắt đầu liên hệ và đánh giá khả năng giao tiếp

Liên hệ với một danh sách ngắn các đối tác tiềm năng và đánh giá thời gian phản hồi và phong cách giao tiếp của họ. Thiết lập một kênh giao tiếp đáng tin cậy là rất cần thiết cho một dự án thành công. Trong các cuộc thảo luận ban đầu:

• Chia sẻ bản tóm tắt dự án của bạn: Cung cấp bản tóm tắt dự án ngắn gọn và yêu cầu phản hồi và ý tưởng ban đầu.
   
• Hỏi về quy trình và luồng công việc: Tìm hiểu về phương pháp quản lý dự án của họ (ví dụ: Agile, Scrum) và đảm bảo cách tiếp cận của họ phù hợp với kỳ vọng của bạn.
   
• Đánh giá khả năng thông thạo tiếng Anh/Nhật: Khả năng sử dụng ngôn ngữ có thể rất quan trọng. Kiểm tra xem nhóm có thể cung cấp hỗ trợ song ngữ nếu cần thiết hay không.

Bước 4: Xem xét đề xuất và đặt ra tiêu chí đánh giá

Yêu cầu các đề xuất chi tiết từ các công ty được chọn và đánh giá chúng dựa trên:

• Giá cả và điều khoản thanh toán: So sánh giá giờ, chi phí cố định và các mốc thanh toán.
   
• Cách tiếp cận kỹ thuật: Đánh giá các giải pháp kỹ thuật được đề xuất và tính khả thi của chúng.
   
• Quản lý dự án: Đảm bảo đối tác sử dụng các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như Jira, Trello hoặc Asana.
   
• Quản lý rủi ro: Xác định cách quản lý các rủi ro tiềm tàng (ví dụ: chậm trễ giao hàng hoặc tắc nghẽn kỹ thuật).

Tạo một ma trận đánh giá để chấm điểm và xếp hạng các đề xuất dựa trên các tiêu chí này.

Bước 5: Thực hiện thẩm định

Trước khi chốt đối tác, hãy tiến hành thẩm định kỹ lưỡng. Điều này bao gồm:

• Kiểm tra lý lịch: Xác minh thông tin của công ty, trình độ chuyên môn của đội ngũ và chứng chỉ.
   
• Kiểm tra tham khảo: Yêu cầu tham khảo và nói chuyện với khách hàng trước đây để hiểu kinh nghiệm của họ.
   
• Dự án thử nghiệm (tùy chọn): Cân nhắc một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ để đánh giá năng lực kỹ thuật và kỹ năng giao tiếp của họ.

Bước 6: Thương lượng và ký hợp đồng rõ ràng

Sau khi bạn đã chọn được đối tác, hãy đảm bảo rằng bạn có một thỏa thuận vững chắc. Hợp đồng cần bao gồm:

• Phạm vi công việc: Xác định rõ ràng các nhiệm vụ, sản phẩm và kết quả mong đợi.
   
• Quyền sở hữu trí tuệ: Chỉ rõ ai sở hữu quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm hoặc sản phẩm được phát triển.
   
• Bảo mật và an ninh: Nêu rõ các biện pháp bảo vệ dữ liệu và thỏa thuận bảo mật.
   
• Điều khoản thanh toán và mốc thời gian: Bao gồm các điều khoản thanh toán chi tiết, mốc thời gian của dự án và hình phạt đối với sự chậm trễ.
   
• Giao thức truyền thông: Chỉ rõ tần suất giao tiếp, phương pháp báo cáo và điểm nâng cấp.

Điều này sẽ bảo vệ cả hai bên và thiết lập một thái độ chuyên nghiệp cho sự tham gia. Dropbox có tính năng ký hợp đồng rất tiện lợi cho cả hai bên.

Bước 7: Thiết lập quy trình hướng dẫn suôn sẻ

Sau khi hợp đồng được ký kết, hãy tạo một kế hoạch hướng dẫn có cấu trúc. Điều này cần bao gồm:

• Giới thiệu với các bên liên quan chính: Giới thiệu nhóm Việt Nam với các bên liên quan chính của bạn và thiết lập rõ ràng các vai trò và trách nhiệm.
   
• Cuộc họp khởi động: Tiến hành cuộc họp khởi động toàn diện để xem xét chi tiết dự án, thời gian và kỳ vọng.
   
• Thiết lập và đào tạo công cụ: Đảm bảo rằng các công cụ cần thiết (ví dụ: kho lưu trữ mã, nền tảng giao tiếp) được thiết lập và nhóm đã quen thuộc với bất kỳ hệ thống độc quyền nào mà bạn sử dụng.

Bước 8: Thực hiện quản lý dự án và giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp thường xuyên và giám sát dự án là rất quan trọng đối với việc thuê ngoài thành công. Sử dụng các biện pháp tốt nhất sau:

• Các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần: Thiết lập các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề và điều chỉnh lại mục tiêu dự án nếu cần.
   
• Công cụ quản lý dự án: Sử dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams, hoặc Basecamp để cộng tác thời gian thực.
   
• Sự nhạy cảm về ngôn ngữ và văn hóa: Hãy lưu ý đến sự khác biệt về văn hóa và phong cách giao tiếp, điều này có thể ảnh hưởng đến sự hiểu biết và sự tham gia.

Tại Glinteco, chúng tôi nhấn mạnh giao tiếp minh bạch, cung cấp cập nhật thường xuyên và phản hồi nhanh chóng, điều này giúp xây dựng lòng tin và đảm bảo các dự án được hoàn thành một cách suôn sẻ.

Bước 9: Giám sát, xem xét và tối ưu hóa

Khi dự án đang được tiến hành, hãy thường xuyên xem xét các sản phẩm và hiệu suất:

• Theo dõi KPI: Giám sát các chỉ số hiệu suất chính như chất lượng sản phẩm, tuân thủ thời hạn và tuân thủ ngân sách.
   
• Thực hiện đánh giá lại: Sau mỗi giai đoạn, hãy tiến hành đánh giá lại để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và áp dụng bài học kinh nghiệm cho giai đoạn tiếp theo.
   
• Tối ưu hóa quy trình công việc: Thực hiện điều chỉnh đối với quy trình công việc, công cụ hoặc nguồn lực nếu cần để cải thiện năng suất và sự cộng tác.

Bước 10: Xây dựng quan hệ đối tác lâu dài

Nếu dự án ban đầu thành công, hãy xem xét việc thiết lập quan hệ đối tác lâu dài. Bạn có thể:

• Mở rộng phạm vi: Thảo luận về các dự án mới hoặc nâng cấp hệ thống hiện có.
   
• Phát triển một nhóm chuyên dụng: Thiết lập một mô hình nhóm chuyên dụng, trong đó nhóm Việt Nam làm việc độc quyền cho các dự án của bạn.
   
• Thúc đẩy cải tiến liên tục: Đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhóm Việt Nam của bạn để đảm bảo thành công lâu dài.

Kết luận

Thuê ngoài dịch vụ CNTT từ Nhật Bản đến Việt Nam có thể là một bước ngoặt nếu được thực hiện đúng cách. Bằng cách làm theo các bước này, các công ty Nhật Bản có thể giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa kết quả dự án và hưởng lợi từ chuyên môn kỹ thuật và lợi thế về chi phí mà Việt Nam cung cấp. Để có một cách tiếp cận có cấu trúc hơn nhưng vẫn linh hoạt, hãy xem xét việc áp dụng phương pháp Agile.

Lợi ích của Agile đối với các công ty Nhật Bản:

• Thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi: Phương pháp tiếp cận lặp lại của Agile cho phép các nhóm thích ứng với các yêu cầu và nhu cầu thị trường thay đổi, đảm bảo các dự án vẫn phù hợp.
   
• Cải thiện sự cộng tác: Agile thúc đẩy giao tiếp mở và làm việc nhóm, giảm thiểu sự phân mảnh và cải thiện sự liên kết giữa các chức năng.
   
• Giao hàng liên tục: Trọng tâm của Agile vào việc cải tiến từng bước đảm bảo một luồng sản phẩm ổn định, giảm nguy cơ chậm trễ dự án.
   
• Tăng tính minh bạch: Cập nhật thường xuyên và vòng phản hồi giữ cho mọi người được thông báo, dẫn đến ra quyết định tốt hơn và khả năng hiển thị dự án.

Cách Glinteco sử dụng Agile để hỗ trợ các công ty Nhật Bản

Tại Glinteco, chúng tôi kết hợp chuyên môn của mình với các thực tiễn Agile để tạo ra một môi trường dự án linh hoạt phù hợp với nhu cầu của các công ty Nhật Bản. Bằng cách áp dụng Agile, nhóm của bạn có thể hiện đại hóa quy trình công việc, phá vỡ các rào cản theo cấp bậc và nắm bắt văn hóa cải tiến liên tục. Điều này đảm bảo kết quả chất lượng cao, giao hàng nhanh hơn và phù hợp hơn với xu hướng toàn cầu.

Hãy liên hệ với Glinteco—hãy cùng nhau biến đổi doanh nghiệp của bạn và đạt được thành công thông qua sức mạnh của Agile!