Truyền thông hiệu quả trong các nhóm làm việc từ xa

Ngày nay, làm việc từ xa đã trở thành tiêu chuẩn đối với nhiều tổ chức. Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả là nền tảng cho sự thành công trong các thiết lập như vậy, và nhóm Glinteco của chúng tôi đã phải vật lộn rất nhiều trong vài năm qua để cuối cùng xây dựng một chiến lược tốt để làm việc từ xa hiệu quả.

Dưới đây là các nguyên tắc chính để thúc đẩy giao tiếp liền mạch trong các nhóm làm việc từ xa:

1. Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng
 

• Sử dụng các công cụ chuyên dụng cho các loại giao tiếp khác nhau: Slack cho trò chuyện thời gian thực, Meet cho cuộc gọi video và Notion cho tài liệu.
   
• Định nghĩa các hướng dẫn sử dụng các công cụ này, chẳng hạn như khi nào nên sử dụng tin nhắn trực tiếp so với email.

2. Lên lịch kiểm tra thường xuyên
 

• Thực hiện các cuộc họp nhanh hàng ngày hoặc đồng bộ hàng tuần để thống nhất các thành viên trong nhóm.
   
• Ví dụ: GitLab thực hiện cập nhật không đồng bộ và các cuộc họp được lên lịch để đảm bảo mọi người đều nắm bắt được thông tin.

3. Tận dụng công nghệ để cộng tác
 

• Các công cụ như Github Issues (miễn phí), Asana và Microsoft Teams cho phép theo dõi nhiệm vụ và cộng tác.
   
• Các nhóm làm việc từ xa thành công, chẳng hạn như Automattic (công ty đứng sau WordPress), dựa vào các công cụ này để quản lý công việc phân tán hiệu quả.

4. Khuyến khích sự minh bạch
 

• Chia sẻ cập nhật, vấn đề và tiến độ một cách cởi mở.
   
• Các công ty ưu tiên làm việc từ xa như Zapier và Slack bot thực hành minh bạch triệt để bằng cách hiển thị hầu hết các thông tin liên lạc nội bộ cho toàn bộ nhóm.

5. Tôn trọng múi giờ
 

• Sử dụng lịch chung và lên kế hoạch cho các cuộc họp trong giờ làm việc trùng nhau.
   
• Các công ty như Buffer rất giỏi trong việc điều chỉnh lịch trình linh hoạt để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh cho nhóm toàn cầu của họ.

6. Thúc đẩy gắn kết nhóm
 

• Thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm ảo để nuôi dưỡng các mối quan hệ.
   
• Ví dụ, Shopify tổ chức các buổi trò chơi và đố vui trực tuyến để củng cố văn hóa làm việc từ xa của họ.

7. Cung cấp tài liệu rõ ràng
 

• Tài liệu hóa quy trình, quyết định và mục tiêu để tránh sự mơ hồ.
   
• GitLab, một công ty làm việc từ xa hoàn toàn, duy trì một sổ tay nhóm toàn diện có thể truy cập được cho tất cả nhân viên.

8. Đầu tư vào đào tạo giao tiếp
 

• Trang bị cho các thành viên trong nhóm các kỹ năng để giao tiếp hiệu quả bằng văn bản và bằng lời nói.
   
• Các nhóm làm việc từ xa tại Toggl trải qua đào tạo để nâng cao kỹ năng giao tiếp ảo của họ.

Nhóm Glinteco nổi bật như thế nào trong giao tiếp từ xa
 

Tại Glinteco, chúng tôi đã tinh chỉnh giao tiếp để giữ cho nhóm làm việc từ xa của mình hiệu quả và kết nối:

1. Kênh và công cụ rõ ràng: Slack/Meet/Github/Gitlab là những công cụ cần thiết
    

2. Đồng bộ thường xuyên: Các cuộc họp nhanh hàng ngày và kiểm tra hàng tuần giúp các dự án của chúng tôi được thống nhất và đúng tiến độ, thúc đẩy sự minh bạch và trách nhiệm.
    

3. Tôn trọng múi giờ: Chúng tôi lên lịch các cuộc họp trong giờ làm việc trùng nhau và dựa vào các cập nhật không đồng bộ để đáp ứng nhóm toàn cầu của mình.
    

4. Gắn kết nhóm: Các buổi lễ kỷ niệm ảo và trò chuyện thân mật giúp xây dựng mối quan hệ và củng cố mối quan hệ, tăng cường sự hợp tác.

Kết luận

Giao tiếp hiệu quả là xương sống của các nhóm làm việc từ xa thành công. Bằng cách tận dụng các công cụ phù hợp, thúc đẩy sự minh bạch và xây dựng văn hóa cộng tác, các nhóm làm việc từ xa như Slack, Github và Meet tiếp tục phát triển mạnh mẽ.

Áp dụng các nguyên tắc này để trao quyền cho lực lượng lao động phân tán của bạn và thúc đẩy kết quả xuất sắc.